Excel-en lan egitean, taulak tamaina ikusgarria izaten dute. Horrek dokumentuaren tamaina handitzen du, batzuetan dozena bat megabyte edo gehiagoraino iristen baita. Exceleko liburu baten pisuaren gehikuntza disko gogorrean okupatzen duen espazio kopuruaren hazkundeaz gainera, are garrantzitsuagoa dena, hainbat ekintza eta prozesuren exekuzioaren abiadura moteltzeari uzten dio. Besterik adierazi ezean, horrelako dokumentuarekin lanean hasten zarenean, Excel hasten da moteltzen. Beraz, liburu horien tamaina optimizatzeko eta murrizteko arazoa premiazkoa da. Ikus dezagun Excel fitxategiaren tamaina nola murriztu dezakezu.
Liburuaren tamaina murrizteko prozedura
Zabalduen fitxategiak optimizatzea norabide ezberdinetan egon beharko litzateke aldi berean. Erabiltzaile askok ez dute asmatzen, baina askotan Excel-eko liburuak beharrezko informazioa ez dauka. Fitxategi txikia denean, inor ez da arreta berezia egiten, baina dokumentua astuna bihurtzen bada, ahalik eta parametro guztiekin optimizatu behar duzu.
1 metodoa: lan eremua murriztu
Lan-eremuak Excel-ek ekintzak gogoratzen ditu. Dokumentu bat berriro kalkulatzerakoan, programak laneko areako gelaxka guztiak kalkulatzen ditu. Baina ez du beti erabiltzaileak benetan funtzionatzen duen areari dagokio. Esate baterako, mahai azpian nahita ezarritako espazio bat lan eremuko tamaina espazio hau kokatzen den elementura zabalduko du. Bihurtzen denean kalkulatzen denean, Excel zelula hutsak sor ditzake aldi bakoitzean. Ikus dezagun nola konpontzeko arazo hau taula zehatz baten adibidearekin.
- Lehenik eta behin, begiratu pisua optimizatu aurretik, prozeduraren ondoren zer izango den alderatzeko. Honek fitxa mugitzean egin daiteke "Fitxategia". Joan atalera "Informazioa". Irekitako leihoaren eskuinaldean liburuaren propietate nagusiak adierazten dira. Propietateen lehen elementua dokumentuaren tamaina da. Ikus dezakezunez, gure kasuan 56,5 kilobyte da.
- Lehenik eta behin, jakiteko xafla horren benetako lan eremuak erabiltzaileak benetan behar dituenaren desberdina da. Hori nahiko erraza da. Taulako edozein gelaxkan sartuko gara eta idatzi gakoa Ktrl + Amaiera. Excel-ek berehala mugitzen du azken gelaxkara, programak laneko arearen azken elementu gisa hartzen duena. Ikus dezakezun bezala, gure kasuan, 913383 linea da. Taulak lehenengo sei lerroak soilik hartzen dituela kontuan hartuta, 913377 lerroak ez dira alferrikako kargak direla eta, gainera, fitxategiaren tamaina ez ezik, ondoriozta daiteke. Edozein ekintza egitean programaren sorta osoa etengabe birkalkulatzea, dokumentuaren lanaren moteltzea dakar.
Jakina, egiazki, funtzionamenduaren benetako arearen eta Excel-en arteko desberdintasun handi bat oso arraroa da, eta lerro ugari hartu ditugu argitasunagatik. Hala eta guztiz ere, batzuetan, kasu batzuetan, orri baten eremu osoa lan eremu gisa jotzen da.
- Arazo hau konpontzeko, lerro guztiak ezabatu behar dituzu, orri hutsetik hasita eta orri amaieraraino. Horretarako, hautatu lehen gelaxka, mahaiaren azpian dagoen kokatuta dagoen eta idatzi gakoa Ktrl + Maius + Behera gezia.
- Ikus dezakezun moduan, lehen zutabeko elementu guztiak hautatu dira, zehaztutako gelaxkan hasita eta taularen amaieran. Ondoren, egin klik saguaren eskuineko botoiarekin edukian. Ireki laster-menuan, hautatu elementua "Ezabatu".
Erabiltzaile askok ezabatzen saiatzen da botoia sakatuz. ezabatu teklatuan, baina hori ez da zuzena. Ekintza honek gelaxken edukia ezabatzen du, baina ez ditu ezabatzen beraiek. Beraz, gure kasuan ez du lagungarri izango.
- Elementua aukeratu ondoren "Ezabatu ..." laster-menuan, gelaxka kentzea leiho txiki bat irekiko da. Kokalekura aldatu dugu "Line" eta egin klik botoian "OK".
- Hautatutako barrutiko lerro guztiak ezabatu egin dira. Ziurta ezazu liburua berriro gorde, leihoaren goiko ezkerreko izkinan dagoen disketaren ikonoan klik eginez.
- Orain ikus dezagun nola lagundu digu. Hautatu taulako edozein gelaxka eta idatzi lasterbidea Ktrl + Amaiera. Ikus dezakezun bezala, Excel-ek taulako azken gelaxka hautatu du, hau da, orrialdearen azken laneko elementua dela.
- Orain atal honetara mugitzen gara "Informazioa" tabs "Fitxategia"gure dokumentuaren pisua zein den murriztu den jakiteko. Ikusten duzun bezala, orain 32,5 KB da. Gogoratu optimizazio prozeduraren aurretik 56,5 KB bere tamaina zegoela. Horrela, 1,7 aldiz gehiago murriztu zen. Baina kasu honetan, lorpen nagusia ez da fitxategiaren pisua murriztea, baizik eta programak orain erabilitako ia sorta ez dela egiaztatuko duela, dokumentua prozesatzearen abiadura nabarmen handituko baitu.
Liburuak lan egiten duzun orrialde batzuk baditu, antzeko prozedura bat egin behar duzu horietako bakoitzean. Horrek dokumentuaren tamaina murriztuko du.
Metodoa 2: ezabatu formatuak erredundantea
Excel dokumentua astunagoa den beste faktore garrantzitsu bat formatu birkonplekoa da. Hau letra tipo, ertz, zenbaki formatu desberdinen erabilera izan daiteke, baina lehenik eta behin, kolore ezberdinetako zelula betetzeari buruzkoa da. Beraz, fitxategia formateatu aurretik, birritan pentsatu behar duzu eta hori egitea merezi duen ala ez, edo prozedura hori gabe, erraz egin dezakezu.
Hori bereziki informazio ugari duten liburuetan egongo da, tamaina handia baitute. Liburu bati formatua gehitzea hainbat aldiz areagotu dezake. Hori dela eta, beharrezkoa da urrezko batez bestekoa dokumentuaren aurkeztutako informazioaren ikusgarritasuna eta fitxategiaren tamainaren artean aukeratzea eta formateatzea benetan behar den tokian soilik aplikatzea.
Formateatzearekin, ponderazioarekin zerikusia duen beste faktore bat da erabiltzaile batzuek zelulak formateatzea nahiago dutela "marjina batekin". Hau da, taulan bera formateatzen du, baina baita azpian dagoen tartea ere, batzuetan orrialdearen amaierara arte, errenkada berriak mahaiari gehitzen zaizkionean, berriro formateatzea ez da beharrezkoa.
Baina ez dakigu zehatz-mehatz lerro berriak gehituko diren eta zenbat gehituko diren, eta aurretiazko formatu horrekin fitxategia ere osatuko duzu, eta horrek ere eragin kaltegarririk izango du lan honen abiadura. Beraz, taulan sartzen ez diren gelaxka hutsak formatua aplikatu baduzu, behin betiko kendu beharko zenuke.
- Lehenik eta behin, barruti azpian kokatuta dauden gelaxka guztiak hautatu behar dituzu. Horretarako, egin klik koordenatu panel bertikaleko lehen lerro hutsaren gainean. Lerro osoa nabarmenduta dago. Ondoren, dagoeneko ezagutzen dugun giltza konbinazio beroa erabili. Ktrl + Maius + Behera gezia.
- Ondoren, datuekin betetako taulako atalaren azpian dauden errenkada guztiak nabarmenduko dira. Fitxa barruan egotea "Home" egin klik ikonoan "Garbitu"tresna-blokean dagoen zinta gainean dago "Edizio". Menu txiki bat irekitzen da. Aukeratu posizioa bertan "Garbitu formatuak".
- Ekintza honen ondoren hautatutako barrutiko gelaxka guztietan, formatua ezabatuko da.
- Era berean, beharrezkoak ez diren formatuak taula ezabatu ditzakezu bertan. Horretarako, banakako gelaxkak edo formatua minimoki erabilgarrian jotzen dugun gama hautatzen dugu, egin klik botoian. "Garbitu" Zinta gainean eta zerrendan, hautatu elementua "Garbitu formatuak".
- Ikus dezakezun bezala, taulako hautatutako eremuan formateatzea erabat ezabatu da.
- Ondoren, sorta honetara egokiak diren elementu batzuk itzultzen ditugu: ertzak, zenbakizko formatuak, etab.
Aurreko urratsak Excel-eko liburuaren tamaina nabarmen murrizten lagunduko du eta bertan lanak azkarrago igotzen dira. Hala ere, hobe da hasierako formatua benetan egokia eta beharrezkoa denean bakarrik erabili, dokumentua optimizatzeko denbora baino.
Ikasgaia: Excel taulak formateatzea
3. metodoa: ezabatu estekak
Dokumentu batzuetan esteka ugari daude, balioak bultzatuz. Horrek lanaren abiadura ere moteldu dezake. Beste liburu batzuetarako kanpoko estekak oso indartsuak dira, baina barne-estekek ere eragin negatiboa dute abiaduran. Lotura hartzen duen iturburua informazioa etengabe eguneratzen ez bada, hau da, zeluletan erreferentzia helbideak balio normalekin ordeztea da. Honek lanaren abiadura handitu dezake dokumentuarekin. Ikonoa edo balioa gelaxka zehatz batean dagoen ala ez ikus dezakezu; formula barra dezakezu elementua hautatu ondoren.
- Hautatu estekak dituen eremua. Fitxa barruan egotea "Home", egin klik botoian "Kopiatu" ezarpen taldearen zinta gainean dago "Arbela".
Bestela, area aukeratu ondoren, gako beroen konbinazioa erabil dezakezu. Ktrl + C.
- Datuak kopiatu ondoren, ez kendu eremuko hautapena, baina egin klik saguaren eskuineko botoiarekin. Testuinguruko menua abiarazten da. Blokean bertan "Txertatze-aukerak" ikonoan klik egin behar duzu "Balio". Piktograma itxuratzen da erakusten diren irudiekin.
- Ondoren, hautatutako eremuko esteka guztiak balio estatistikoekin ordeztuko dira.
Baina gogoratu behar da Excel-eko liburu bat optimizatzeko aukera hori ez da beti onargarria. Jatorrizko iturburuko datuak ez dira dinamikoak erabil daitezke soilik, hau da, denborarekin aldatzen ez direnean.
4. metodoa: formatu aldaketak
Fitxategiaren tamaina nabarmen murrizteko beste modu bat formatua aldatzea da. Metodo honek beste guztiak liburu bat konprimitzeko laguntzen du ziurrenik, nahiz eta goian aurkeztutako aukerak konbinatu behar izan.
Excel-en, "jatorrizko" formatu ezberdinak daude - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Xls formatua programa 2003 bertsioaren eta aurrekoaren bertsioaren oinarrizko luzapena zen. Orain zaharkitua dago, baina, hala ere, erabiltzaile askok oraindik aplikatzen jarraitzen dute. Horrez gain, badira zenbait urte lehenago itzuli behar izan dituzun fitxategi zaharrekin lan egiteko, nahiz eta formatu modernoen falta den garaian sortu ziren. Gainera, Exceleko dokumentuen bertsioak nola kudeatu ez dakiteen hirugarrenen programa askok luzapen honekin duten liburuekin funtzionatzen dute.
Kontuan izan behar da xls luzapena duen liburua xlsx formatuaren analogiko modernoaren tamaina baino askoz handiagoa dela, eta gaur egun Excel-en erabiltzen dena. Lehenik eta behin, xlsx fitxategiak, egia esan, artxibo konprimituak direla da. Beraz, xls luzapena erabiltzen baduzu, baina liburuaren pisua murriztu nahi baduzu, hori xlsx formatuan berriro gordetzean egin daiteke.
- Dokumentu bat xls formatu xlsx formatura bihurtzeko, joan fitxa "Fitxategia".
- Irekitzen den leihoan, berehala arreta jarri atala "Informazioa"non dokumentuaren pisua 40 Kb dagoela adierazten da. Ondoren, egin klik izenaren gainean "Gorde honela ...".
- Gorde leihoa irekitzen da. Nahi izanez gero, horren direktorio berri batera joan zaitezke, baina erabiltzaile gehienentzat komeni da dokumentu berria iturria den tokian gordetzea. Liburuaren izena, nahi izanez gero, "Fitxategi izena" eremuan alda daiteke, baina ez du nahitaez. Prozedura honetan garrantzitsuena eremuan jarri behar da "Fitxategi mota" esanahia "Excel laneko liburua (.xlsx)". Ondoren, botoia sakatu dezakezu "OK" leihoaren behealdean.
- Gorde egin ondoren, joan atala "Informazioa" tabs "Fitxategia", zenbat pisu murriztu den ikusteko. Ikusten duzun bezala, orain 13,5 KB 40 KB da aurka bihurketa prozedura aurretik. Hau da, formatu moderno batean kontserbazio bakarra baino ezin da liburua hiru aldiz konprimitu.
Gainera, Excel-en xlsb formatu moderno bat edo liburu bitarra dago. Bertan, dokumentua kodeketa binarioan gordetzen da. Fitxategi horiek xlsx liburuak baino txikiagoak dira. Horrez gain, idatzitako hizkuntza Excel-eko hurbilena da. Beraz, liburu horiekin funtzionatzen du beste edozein luzapenekin baino. Aldi berean, zehaztutako formatuaren liburua funtzionaltasunari dagokionez eta hainbat tresna erabiltzeko aukera (formateatzea, funtzioak, grafikoak, etab.) Ez da xlsx formatua baino txikiagoa eta xls formatua gainditzen du.
Xlsb-ek Excel-en lehenetsitako formatu bihurtu ez den arrazoi nagusia hirugarrenen programek ia ez dute lanik egiten. Adibidez, Excel-eko informazioa 1C programara esportatu behar baduzu, xlsx edo xls dokumentuekin egin daiteke, baina ez xlsb-ekin. Baina datuak hirugarrenen programa batera transferitzeko asmoa ez baduzu, segurtasunez dokumentua gorde dezakezu xlsb formatuan. Honek dokumentuaren tamaina murriztu eta bertan lanaren abiadura handitu ahal izango duzu.
Xlsb luzapenean fitxategiak gordetzeko prozedura xlsx luzapenerako egin genuenaren antzekoa da. Fitxategian "Fitxategia" Egin klik elementuan "Gorde honela ...". Eremuan irekitako gorde leihoa "Fitxategi mota" aukera bat aukeratu behar duzu "Excel-eko lan liburua (* .xlsb)". Ondoren, egin klik botoian. "Gorde".
Dokumentuaren pisua atalean aztertzen dugu. "Informazioa". Ikus dezakezunez, are gehiago jaitsi da eta orain 11,6 KB besterik ez da.
Laburbilduz, esan dezakegu formatu batean fitxategi batekin lan egiten baduzu, bere tamaina murrizteko modurik eraginkorrena xlsx edo xlsb formatu modernoetan berriz gordetzea da. Fitxategi-luzapen hauek erabiltzen ari bazara, pisua murrizteko, laneko area behar bezala konfiguratu beharko zenuke, formatu biribilak eta beharrezkoak ez diren estekak kendu. Errentagarritasun handiena lortuko duzu konplexu bateko ekintza guztiak egiten badituzu, eta ez zaitez mugatu aukera bakarra.
